مدیریت موجودی دارو فقط به معنای تامین کالا و جلوگیری از کمبود نیست؛ موجودی مازاد نیز می‌تواند سرمایه شرکت‌های دارویی را درگیر کند و ریسک ضایعات ناشی از انقضا را افزایش دهد. داشبورد هوش تجاری با کنار هم قرار دادن اطلاعات موجودی و فروش، به مدیران کمک می‌کند کالاهای دارای پوشش موجودی بالا را شناسایی کنند، وضعیت انبارها را مقایسه کنند و برای کاهش موجودی مازاد تصمیم بگیرند.
در این مقاله، شاخص‌های مهم برای شناسایی رسوب موجودی اقلام دارویی، روش تحلیل آنها در داشبورد BI و اقداماتی را بررسی می‌کنیم که می‌توانند به استفاده بهتر از سرمایه در شرکت‌های دارویی کمک کنند.
چرا رسوب موجودی دارو به یک ریسک مدیریتی تبدیل می‌شود؟
دارو برخلاف بسیاری از کالاها، مهلت مصرف مشخصی دارد. وقتی موجودی از میزان تقاضا بیشتر باشد یا فروش آن با سرعت مورد انتظار پیش نرود، بخشی از سرمایه شرکت برای مدت طولانی‌تری در انبار باقی می‌ماند. در این شرایط، احتمال نزدیک‌شدن کالا به تاریخ انقضا و تحمیل هزینه‌های ناشی از ضایعات نیز افزایش پیدا می‌کند.
پژوهشی در رابطه با زنجیره تامین دارو اشاره می‌کند ضعف در مدیریت موجودی، نبود کنترل دقیق بر روی زنجیره تامین و عدم تناسب عرضه با تقاضا از عوامل موثر بر ضایعات دارویی هستند.
بنابراین، برای مدیریت این ریسک نباید منتظر شمارش انبار یا شناسایی کالاهای منقضی‌شده ماند. بررسی منظم نسبت موجودی به فروش می‌تواند فرصت بیشتری برای اصلاح سفارش‌ها و توزیع موجودی در اختیار مدیران قرار دهد.
کدام شاخص‌ها به شناسایی موجودی مازاد دارو کمک می‌کنند؟
۱. روز پوشش موجودی (Stock Cover Days)
روز پوشش موجودی نشان می‌دهد که موجودی فعلی یک کالا، با فرض تداوم میانگین فروش روزانه، برای چند روز کافی است.
فرمول محاسبه:
برای مثال، اگر موجودی یک کالا ۳۰۰ واحد و میانگین فروش روزانه آن ۵ واحد باشد، پوشش موجودی برابر با ۶۰ روز خواهد بود.
البته این شاخص به تنهایی به معنای نزدیک‌بودن تاریخ انقضا نیست؛ بلکه نشان می‌دهد موجودی نسبت به سرعت فروش تا چه اندازه بالاست. برای ارزیابی دقیق‌تر ریسک انقضا، باید پوشش موجودی را در کنار اطلاعات تاریخ انقضای بچ‌ها بررسی کرد.
۲. ارزش موجودی مازاد
بالابودن پوشش موجودی همیشه به معنای یکسان‌بودن اهمیت مدیریتی کالاها نیست. مازاد یک کالای گران‌قیمت ممکن است سرمایه بسیار بیشتری از مازاد همان تعداد واحد از یک کالای کم‌ارزش درگیر کند.
شاخص ارزش موجودی مازاد، ارزش ریالی کالاهایی را نشان می‌دهد که پوشش موجودی آنها از آستانه تعیین‌شده بیشتر است. این شاخص به مدیر کمک می‌کند تصمیم‌های اصلاحی را بر اساس اهمیت مالی اولویت‌بندی کند.
در داشبوردها، بررسی ارزش موجودی مازاد بر اساس دسته کالا نیز امکان شناسایی گروه‌هایی را فراهم می‌کند که سهم بیشتری از سرمایه را به خود اختصاص داده‌اند.
۳. وضعیت سلامت موجودی و عدم موجودی
موجودی مازاد را نباید جدا از وضعیت سایر کالاها بررسی کرد. ممکن است یک شرکت هم‌زمان با انباشت بعضی اقلام، در تامین اقلام دیگر با کمبود مواجه باشد.
داشبورد سلامت موجودی در داشبوردهای سایه، وضعیت کالاها را در چهار گروه نمایش می‌دهد:
- موجودی کافی (سالم)
- موجودی کم
- ناموجود
- موجودی مازاد
مقایسه این گروه‌ها به شناسایی عدم توازن در ترکیب موجودی کمک می‌کند. برای مثال، اگر کالایی در یک مرکز مازاد باشد و همان کالا در مرکز دیگری با کمبود مواجه شود، انتقال موجودی می‌تواند گزینه‌ای برای بررسی پیش از ثبت سفارش جدید باشد.
چگونه با داشبوردهای BI رسوب موجودی دارو کاهش می‌یابد؟
پس از شناسایی کالاهای دارای پوشش بالا، لازم است نتایج تحلیل به اقدام عملی تبدیل شوند:
۱. اولویت‌بندی بر اساس ارزش موجودی مازاد
ابتدا فهرست کالاهای مازاد را بر اساس ارزش ریالی مرتب باید کرد. این کار کمک می‌کند بررسی از اقلامی آغاز شود که بیشترین سرمایه را درگیر کرده‌اند.
۲. بازبینی سفارش‌های خرید
اگر موجودی یک کالا از نیاز مورد انتظار بیشتر است، سفارش‌های بعدی را با توجه به تقاضا، برنامه فروش و زمان تامین بازبینی کنید. هدف، جلوگیری از افزایش موجودی مازاد است؛ نه کاهش یکسان موجودی همه کالاها در تمامی مراکز.
۳. بررسی امکان انتقال بین انبارها
وضعیت موجودی و فروش را در انبارهای مختلف مقایسه کنید. اگر در یک انبار موجودی مازاد و در انبار دیگر کمبود وجود دارد، امکان انتقال را از نظر هزینه، شرایط نگهداری و زمان مورد نیاز بررسی کنید.
۴. تعریف اقدام برای کالاهای کم‌گردش
برای کالاهایی که با وجود موجودی بالا، فروش پایینی دارند، می‌توان برنامه فروش هدفمند را بررسی کرد. انتخاب اقدام باید با توجه به شرایط بازار، ضوابط مربوط به دارو و زمان باقی‌مانده تا انقضا انجام شود.
۵. اجرای قاعده FEFO در انبار
قاعده FEFO مخفف First Expired, First Out است؛ یعنی کالایی که زودتر منقضی می‌شود، باید زودتر از انبار خارج شود، مشروط بر اینکه الزامات کیفی و شرایط توزیع رعایت شده باشند.
راهنمای سازمان جهانی بهداشت درباره مدیریت موجودی و دستورالعمل‌های انبارداری و توزیع دارو بر اهمیت مدیریت صحیح موجودی و کاهش ضایعات تاکید دارند.
BI و FEFO دو کارکرد مکمل دارند: داشبورد به شناسایی اقلام و انبارهای نیازمند بررسی کمک می‌کند؛ سیستم انبار با استفاده از اطلاعات بچ و تاریخ انقضا، ترتیب خروج کالا را مشخص می‌کند.
مدیریت موجودی دارو چگونه موثر خواهد بود؟
مدیریت موجودی اقلام دارویی زمانی موثرتر می‌شود که شرکت پیش از تبدیل موجودی مازاد به ضایعات، نشانه‌های آن را شناسایی کند. شاخص‌هایی مانند روز پوشش موجودی، ارزش موجودی مازاد و وضعیت عدم موجودی به مدیران کمک می‌کنند اقلام پرریسک را تشخیص دهند و برای اصلاح سفارش، انتقال موجودی یا تقویت فروش تصمیم بگیرند.
داشبورد BI سایه با یکپارچه‌سازی و تحلیل داده‌های فروش و موجودی، این فرایند را به تصمیم‌گیری مبتنی بر داده نزدیک‌تر می‌کند. اگر می‌خواهید کاربرد داشبوردهای سایه را برای داده‌های شرکت خود بررسی کنید، می‌توانید از طریق درخواست دمو با ما در ارتباط باشید.
